Empfehlungen des Hauptvereins im Rahmen der DSGVO ab 25.5.2018
Die nachfolgenden Ausführungen basieren auf verschiedenen Informationsquellen zur neuen Datenschutzsituation in Europa ab dem 25. Mai 2018. Dabei sei ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich hierbei lediglich um allgemeine Ratschläge und nicht um eine verbindliche Rechtsberatung im Einzelfall handelt. Letztere kann nur im Rahmen einer juristischen Auskunft eines Rechtsanwaltes oder einer vergleichbaren Qualifikation eingeholt werden.
I. Grundsätzliches
- Mit den Inhalten und der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ab 25. Mai 2018 muss sich auch jeder Verein, ob rechtsfähig (e.V.) oder nichtrechtsfähig, der personenbezogene Daten verarbeitet, befassen. Also auch die Ortsgruppen des Eifelvereins und der Hauptverein.
- Empfehlenswert sind die „Informationen über die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen beim Umgang mit personenbezogenen Daten in der Vereinsarbeit“ des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg; Link: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2018/03/OH-Datenschutz-im-Verein-nach-der-DSGVO.pdf sowie die offizielle Website: https://dsgvo-gesetz.de
- In Zukunft muss jede Person, deren Daten beim Eifelverein[1] vorliegen und somit auch bearbeitet werden, die Möglichkeit erhalten zu erfahren, was mit den Daten
- Hierzu sind eine öffentlich zugängliche Datenschutzerklärung (auch Datenschutzbestimmung genannt) sowie ein zu deponierendes Tätigkeitsverzeichnis der Datenverarbeitung zu erstellen.[2]
- Beide Unterlagen hat der Hauptverein als Muster entworfen und stellt diese den Ortsgruppen zur Verfügung.
- Die Datenschutzerklärung des Hauptvereins unterscheidet sich in einigen Punkten von derjenigen für Ortsgruppen. Deshalb sollte jede Ortsgruppe die Muster-Datenschutzerklärung, welche mittlerweile auf allen Homepages derjenigen Ortsgruppen eingestellt ist, die am zentralen System teilnehmen, auf ihre spezielle Situation hin anpassen.
- Die übrigen Ortsgruppen, die entweder eine eigene oder keine Homepage besitzen, erhalten die Muster-Datenschutzerklärung im Wordformat per E-Mail von der Hauptgeschäftsstelle.[3]
- Ebenfalls von der Hauptgeschäftsstelle an die Ortsgruppen zugestellt wird ein Muster-Verarbeitungsverzeichnis der Datenverarbeitung. Dieses ist vom jeweiligen Sachbearbeiter (z.B. Vorsitzenden oder Kassenwart) auszufüllen, vor Ort zu deponieren und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz NRW bzw. RLP) vorzulegen.
- Die Datenschutzerklärung für Ortsgruppen sollte entweder auf deren Homepage eingestellt sein oder in Papierform (sog. „Handout“) vorliegen, um dem Mitglied – aber auch dem Nichtmitglied[4] – die Möglichkeit der Einsichtnahme zu geben.
- Neumitglieder müssen im Aufnahme-/Anmeldeformular einen Passus[5] vorfinden, mit dem die Kenntnisnahme bzw. das Einverständnis der Datenschutzbestimmungen der Ortsgruppe bestätigt wird. Ohne diese Angabe sollte keine Anmeldung möglich sein.
- Altmitglieder werden seitens des Hauptvereins über einen Abdruck der Datenschutzerklärung des Hauptvereins (siehe Homepage Hauptverein) in der Zeitschrift DIE EIFEL, Ausgabe DE 3/18, informiert. Damit wird z.B. auch allen Funktionsträgern in den Orts-, Bezirks- und Jugendgruppen sowie des Hauptvereins die Möglichkeit gegeben zu erfahren, was mit ihren Daten geschieht (z.B. Veröffentlichung der OG-Vorstände im gedruckten Anschriftenverzeichnis des Hauptverein) und dass gegen diese Verwendung Widerspruch eingelegt werden kann.
- Es wird empfohlen, die Datenschutzbestimmungen der Ortsgruppen mit dem aktualisierten Aufnahmeformular ab 2019 im jährlichen Wanderplan abzudrucken.
Musterbeispiele für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
1. Einzug von Mitgliedsbeiträgen per Lastschrift
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Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit: |
Einrichtung/Pflege des Lastschriftverfahrens (SEPA-Mandanten) |
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Zweck der Verarbeitung: |
Einzug von Mitgliedsbeiträgen |
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Ansprechpartner (z.B. Kassenwart) Tel.-Nr.: E-Mail-Adresse: |
Vor-/Nachname |
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Personen-Kategorien: |
¨ Funktionsträger (Ehrenamtler) ¨ Mitglied ¨ Beschäftigte/r (gegen Bezahlung) ¨ Sonstige |
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Daten-Kategorien: |
¨ Adress-/Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail) ¨ Bankverbindungen ¨ Religionszugehörigkeit ¨ Alter |
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Daten-Empfänger: |
¨ Intern: Sekretariat, Vereinsbüro ¨ Extern: Kontoführende Bank oder Sparkasse des Vereins |
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Datenübermittlung an Dritte |
Datenübermittlung findet über HCBI-gesicherte Verbindung statt |
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Nennung der konkreten Datenempfänger |
XY Bank oder Sparkasse |
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Fristen für die Löschung der o.g. Daten-Kategorien |
Nach Beendigung der Mitgliedschaft oder Umstellung auf manuelle Überweisung |
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Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO |
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……………………. ……………… …………………. Verantwortlicher Datum Unterschrift |
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2. Herausgabe eines Wanderplans
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Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit: |
Veröffentlichung von Adressen der Wanderführer |
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Zweck der Verarbeitung: |
Herausgabe eines Wanderplans |
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Ansprechpartner (z.B. Wanderwart): Tel.-Nr.: E-Mail-Adresse: |
Vor-/Nachname |
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Personen-Kategorien: |
¨ Funktionsträger (Ehrenamtler) ¨ Mitglied ¨ Beschäftigte/r (gegen Bezahlung) ¨ Sonstige |
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Daten-Kategorien: |
¨ Adress-/Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail) ¨ Bankverbindungen ¨ Religionszugehörigkeit ¨ Alter |
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Daten-Empfänger: |
¨ Intern: Sekretariat, Vereinsbüro ¨ Extern: Grafikagentur, Druckerei |
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Datenübermittlung an Dritte |
Datenübermittlung findet über eine passwortgeschützte Datei statt |
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Nennung der konkreten Datenempfänger |
XY Grafikagentur, Druckerei |
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Fristen für die Löschung der o.g. Daten-Kategorien |
Nach Druckfreigabe |
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Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO |
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……………………. ……………… …………………. Verantwortlicher Datum Unterschrift |
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In diesem Zusammenhang soll nachfolgend grundsätzlich über die Veröffentlichung von Fotos informiert werden.
II. Bildrechte
Das „Recht am Bild“ ist bislang im „Kunsturheberrechtgesetz“ (KUG) geregelt. Danach muss der Fotograf, der Fotos von erkennbaren Personen herstellt, grundsätzlich deren Einwilligungen einholen (§ 22 KUG).
Für die Einwilligung des Abgebildeten gibt es keine vorgeschriebene Form. Sie kann auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten erklärt werden. Werden z.B. die Personen zu einem Foto für die Presse zusammengerufen, so kann man davon ausgehen, dass alle, die sich darstellen, mit der Veröffentlichung in der Presse einverstanden sind.[6]
Ausnahmen nach dem KUG bislang (geregelt in § 23):
- Bilder von Personen, die schlichtes Beiwerk einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit darstellen. Dies ist immer dann der Fall, wenn bei Wegfall der Personen – die durchaus erkennbar wären – die Aussage des (Landschafts-) Fotos unverändert bleibt. Personen dürfen nicht bildbestimmend sein. So ist aber lt. Rechtsprechung z.B. eine deutlich erkennbare, da im Vordergrund befindliche Wandergruppe vor einem Gebirgspanorama kein Beiwerk[7].
- Bilder von Personen der Kunst
- Bilder von Personen der Zeitgeschichte. Hierbei handelt es sich nicht nur um Prominente z.B. aus Politik (z.B. Bürgermeister) oder Wirtschaft (z.B. Sponsor), die in einem Vorgang von öffentlicher Bedeutung abgebildet werden (z.B. während einer Rede), sondern auch um Personen, die durch ein bestimmtes (zeitgeschichtliches) Ereignis für einen bestimmten Moment in den Blickpunkt des öffentlichen Interesses gerückt sind.[8] Ob damit z.B. dann auch Vorstandsmitglieder, die eine Ehrung vornehmen, sowie die zu Ehrenden selbst unter diese Ausnahmeregelung fallen, wäre im Einzelfall zu prüfen. Jedenfalls muss ein berechtigtes Informationsinteresse der Öffentlichkeit vorliegen, welches jedoch stets von der jeweiligen Situation abhängig ist.
- Bilder von öffentlichen Versammlungen, Aufzügen (Demonstrationen) und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Personen unmittelbar teilgenommen haben. Darunter fallen aber nur Menschenmengen, die eine solche Größe aufweisen, dass die einzelne Person sich nicht mehr aus ihnen hervorhebt.
Fazit: In den Ausnahmefällen 1-4 sind nach dem KUG keine Einwilligungen der abgebildeten Personen einzuholen, so dass solche Fotos vom Fotografen bislang frei verwendbar waren, sowohl für die interne (Unternehmens-/Vereinskommunikation: wie Verbandszeitschrift, eigene Homepage) als auch für die externe Kommunikation (z.B. Nutzung durch Lokalredaktionen).
Verschärfung durch DSGVO?[9]
Sollten jedoch in Zukunft bei der Wahrung des „Recht am Bild“ die entsprechenden Vorschriften des DSGVO zur Anwendung kommen – was bislang noch unklar ist – so ist damit zu rechnen, dass der Fotograf auch die Fotos der o.g. Fälle 1-4 im KUG nur noch dann für eine externe Kommunikation freigeben darf, wenn er dem Externen (z.B. Zeitungsredaktionen) eine Haftungsfreistellung von allen Ansprüchen wegen Urheberrechts- und Persönlichkeitsrechtsverletzungen erteilt.[10] Da dies mit erheblichen Risiken für den Fotografen verbunden sein kann[11], könnte in Zukunft die Veröffentlichung von Fotos mit erkennbaren Personen ohne Einwilligung der Betroffenen erschwert werden. Dabei bleibt „erleichternd“ zu beachten, dass die Einwilligung nicht zwingend an eine Schriftform gebunden ist.
III. Panoramafreiheit
Die Panoramafreiheit ist in § 59 UrhG geregelt. Sie erlaubt es Jedermann, „Werke, die sich bleibend an öffentlichen Wegen, Straßen oder Plätzen befinden, durch Malerei, Foto oder Film zu vervielfältigen, zu verbreiten oder öffentlich wiederzugeben. Bei Bauwerken erstreckt sich diese Erlaubnis ausschließlich auf die äußere Ansicht.“
Was darf in der Öffentlichkeit frei fotografiert werden?
Aufgrund der Panoramafreiheit, auch „Straßenbildfreiheit“ genannt, dürfen in der Öffentlichkeit erlaubnisfrei fotografiert werden:
- alle Gebäude, Brunnen, Denkmäler, Skulpturen und Reliefwandbilder und Ähnliches sowie
- Passagen, Atrien und öffentlich zugängliche Hausdurchgänge, auch wenn sie bspw. nachts geschlossen werden.
Voraussetzung ist allerdings, dass diese im öffentlichen Raum stehen, das heißt für Jedermann frei zugänglich sind. Somit dürfen z.B. Privathäuser ohne Einwilligung des Eigentümers nur von öffentlich zugänglichen Wegen, Straßen oder Plätzen aus fotografiert werden. Also keine Panoramafreiheit auf Privateigentum![12] Ebenso ohne Einwilligung des Eigentümers verboten herzustellen sind Innenaufnahmen.
IV. Fazit
Die DSGVO erschwert in Teilbereichen die Vereinsarbeit; sie ist aber kein Hexenwerk. Mit der Veröffentlichung der (ggfs. angepasst an die eigene Vereinsstruktur) beiliegenden Muster-Datenschutzerklärung und Hinterlegung der verschiedenen Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (siehe beigefügte Muster) dürften weitgehend die meisten Anforderungen an den Datenschutz erfüllt sein.
Die rechtlichen Aspekte rund um das Fotografieren von Personen, Gebäuden etc. und die Nutzung solcher Fotos zu Vereinszwecken (interne Kommunikation) und Pressezwecken (externe Kommunikation) sind grundsätzlich nicht neu; sollen aber hier aus aktuellem Anlass (DSGVO) wiederholt und auf mögliche Risiken hingewiesen werden.
Konsequenzen für den Urheber bzw. Fotografen
Fotos von Personengruppen, die sich Zweck des Anlasses für eine Veröffentlichung in vorher zu benennenden internen und/oder externen Medien aufstellen und fotografieren lassen, können ohne Einwilligung der Betroffenen in diesen Medien genutzt werden. Beispiele: Ehrungen, Gruppenstandbild von Teilnehmern
Fotos von Personen, die im Rahmen einer Vereinsaktivität fotografiert werden, können nur mit einer Einwilligungserklärung (mündlich/schriftlich) für eine Veröffentlichung genutzt werden.
Beispiele: Einzelne oder mehrere Personen beim Wandern, bei der Sanierung eines Wegekreuzes, beim Freischneiden eines Biotops, beim Markieren von Wanderwegen oder beim Bau von Nistkästen.
Werden dabei Kinder/Jugendliche (unter 18 Jahren) abgelichtet, so ist die Einwilligung der sorgeberechtigten Eltern einzuholen. Zusätzlich ist bei Jugendlichen ab 14 Jahren deren Einwilligung erforderlich.[13]
Hinweis:
Zur Erleichterung unserer Pressearbeit sind in den neuen Formularen „Teilnehmerlisten“ für Tages- und Ferienwanderungen jeweils entsprechende Passagen eingearbeitet worden.
Interne Medien (im Eifelverein) sind:
z.B. OG-Wanderplan, OG-Homepage, OG-Facebook-Auftritt, OG-Vereinsbrief, Zeitschrift DIE EIFEL etc.
Externe Medien sind:
z.B. Zeitungen, sowohl in gedruckter als in digitaler Form, Homepages Dritter etc.
Die Rechte des Fotografen:
Grundsätzlich ist der Fotograf der alleinige Herr über seine Fotos (§ 72 UrhG). Da ein Fotograf Urheber seiner Bilder ist, kann er anderen Personen sowohl die Nutzung gestatten (§ 29 UrhG: Einräumung von Nutzungsrechten) wie auch verbieten. Möchte also jemand anderes die Bilder nutzen, so muss er den Urheber vorher fragen. Ausgenommen davon ist lediglich die Nutzung für den rein privaten Bereich.
Die Pflichten des Fotoverwerters:
- Prüfen, ob eine Einwilligungserklärung der abgebildeten Personen einzuholen ist und auch tatsächlich vorliegt.
- Unter jedem Bild ist der Name des Urhebers zu verzeichnen (§ 13 UrhG). Es genügt also nicht, als Bildnachweis z.B. die OG XY anzuführen, sondern den tatsächlichen Namen.
- Fotoverwerter sind z.B. Verlage, Betreiber von Homepages,
Rippinger, 28.5.2018
Anlagen:
- Muster-Datenschutzerklärung für Ortsgruppen
- Teilnehmerliste „Tageswanderung“
- Teilnehmerliste „Ferienwanderung“
[1] Eifelverein = Ortsgruppen und Hauptverein
[2] Da in jedem Verein die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht nur gelegentlich erfolgt, greift nicht die im DSGVO erwähnte Ausnahme, dass bei Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitern kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten geführt werden muss
[3] Im Rundschreiben Nr. III/18 vom 30.5.2018 erhalten zur Sicherheit alle Ortsgruppen digital und analog die Datenschutzerklärung für Ortsgruppen.
[4] Nehmen z.B. Nichtmitglieder an einer Wanderung teil und werden dabei ihre Daten erfasst, so müssen auch diese bestätigen, mit den Datenschutzbestimmungen einverstanden zu sein.
[5] Entweder als feststehender Satz im Formular oder als Pflichtfeld, welches anklickbar (bei digitaler Anmeldung) bzw. ankreuzbar (bei analoger Anmeldung bzw. in Papierform) ist.
[6] Quelle: Bernd Jaquemoth, Vereinsrecht im Ehrenamt, Verbraucherzentrale, 2018, S. 109
[7] Quelle: https://www.fotomagazin.de/praxis/fotorecht/fokus-fotorecht-personen-nur-als-beiwerk-0
[8] Quelle: http://www.beck-shop.de/fachbuch/zusatzinfos/leseprobe--goetting_%C2%A7-12_das-recht-am-eigenen-bild.pdf
[9] Quelle: http://nordbild.com/personenfotos-dsgvo-und-kug/
[10] So veröffentlicht der „Super Sonntag“ nur noch Fotos/Texte von Vereinen mit einer solchen Freistellungserklärung (8.5.2018)
[11] Dann müsste z.B. der Fotograf auch dafür haften, wenn der Eigentümer von erkennbaren Gebäuden, der einen Verstoß gegen die Panoramafreiheit feststellt und deshalb gegen die Verwendung des Fotos in einer Zeitung Widerspruch erhebt, Regress vom Zeitungsverlag fordert.
[12] Quelle: https://www.medienrecht-urheberrecht.de/abmahnung-bild-oder-text/159-fotografieren-in-der-oeffentlichkeit-panoramafreiheit.html
[13] Quelle: https://ggr-law.com/persoenlichkeitsrecht/faq/muster-einwilligungserklaerung-kinderfotos/